Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi.

Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.

·       Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung

·      Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan

·         Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

·         Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface 

·   Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

Proses dan overview Project Integration Management

Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:

• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat

dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar

dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan

lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.

• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat

dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,

pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian

jadwal.

• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat

dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari

perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.

• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan

untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling

efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim

kerja.

• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat

dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan

disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan

kinerja,dan penyelesaian      administratif.

• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan

pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko

dan    pengendalian  penanggulangan   resiko.

• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk

menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan,

perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan

peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan

penyelesaian    kontrak.

• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar

dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.

Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana

proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan

Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah

rencana proyek .

Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.

Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.

Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge)meliputi: :

\(i) manajemen integrasi proyek, terdiri dari ;

pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasidenganbaik.

(ii) manajemen ruang lingkup proyek ;

dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek.

(iii) manajemen waktu ;

mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga       dijamin            selesai  pada    waktunya.

(iv) manajemen biaya ;

meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.

(v) manajemen mutu ;

dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder).

(vi) manajemen sumber daya manusia (SDM) ;

mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan     proyek.

(vii) manajemen komunikasi proyek, terdiri atas ;

perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola denganbaik.

(viii)manajemen resiko

mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul.

(ix)manajemen pengadaan

mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah.

Grup proses Manajemen Proyek

Grup Proses Manajemen Proyek

A. Proses Proyek

Proyek terdiri dari beberapa proses. Proses proyek dilakukan oleh orang-orang dan umumnya terdapat salah satu dari dua kategori utama:

1. Proses manajemen proyek berkaitan dengan menjelaskan dan mengorganisir pekerjaan proyek. Proses manajemen proyek yang berlaku untuk sebagian besar proyek
.
2. Produk – berorientasi proses berkaitan dengan menetapkan dan menciptakan produk suatu proyek. Produk – berorientasi proses yang biasanya di definisikan oleh siklus hidup proyek dan bervariasi berdasarkan wilayah aplikasi. Kedua kategori ini saling tumpang tindih dan berinteraksi sepanjang proyek itu berjalan. Sebagai contoh, ruang lingkup proyek tidak dapat di definisikan dengan tidak adanya pemahaman dasar tentang bagaimana menciptakan suatu produk.

B. Grup Proses

Proses Manajemen Proyek membentuk menjadi lima grup, berikut adalah:

1. Initiating Processes
2. Planning Processes
3. Executing Processes
4. Controlling Processes
5. Closing Processes

Penjelasan:
1. Initiating Processes, mengorganisasikan untuk memulai fase berikutnya dari suatu proyek.

2. Planning Processes, adalah yang terpenting untuk suatu proyek karena proyek melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Akibatnya ada proses yang relatif lebih dalam bagian ini.

a. Core Processes, di bawah ini yang termasuk core processes:
• Scope Planning.
• Scope Definition.
• Activity Definition.
• Activity Sequencing.
• Activity Duration Estimating.
• Schedule Development.
• Resource Planning.
• Cost Estimating.
• Cost Budgeting.
• Project Plan Development.

b. Facilitaing Processes, di bawah ini yang termasuk facilitating processes:
• Quality Planning.
• Organizational Planning.
• Staff Acquisition.
• Communications Planning.
• Risk Identifications.
• Risk Response Development.
• Procurement Planning.
• Solicitation Planning.

3. Executing Processes, mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang telah direncanakan.

• Project Plan Execution
• Scope Verification
• Quality Assurance
• Team Development
• Information Distribution
• Solicitation
• Source Selection
• Contract Administration

4. Controlling Processes, mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

• Overall Change Control
• Scope Change Control
• Schedule Control
• Cost Control
• Quality Control
• Performance Reporting
• Risk Response Control

5. Closing Processes, melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus dari proyek.
• Administrative Closure
• Contract Close-out

Konteks Manajemen Proyek dan TI

Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang.

Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan.

Stakeholder

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

Faktor Kesuksesan Proyek

Kesuksesan seseorang tidak akan lepas dari lingkungan sekitarnya seperti dukungan, infrastruktur,tujuan bisnis yang jelas dan manajer yang tentunya berpengalaman.

Beberapa Fungsi Kerja Manajemen Proyek :

1. Mendefinisikan ruang lingkup proyek

2. Mengidentifikasikan stakeholder dan membuat keputusan

3. Mengembangkan daftar tugas mendetail

4. Memperkirakan kebutuhan waktu

5. Mengembangkan flowchart manajemen proyek

6. Mengindetifikasikan SDM berikut anggaran yang dibutuhkan

7. Mengevaluasi kebutuhan proyek

Keahlian Seorang Manajer Proyek

Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya.

Keahlian yang disarankan yaitu :

1. Keterampilan berkomunikasi yang baik dan cekatan.

2. Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah.

3. Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya.

4. Keterampilan teknologi

5. Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah.

6. Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tsb.

Berikut adalah karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif :

Effective project manager

Visioner

Kompeten

Motivator yang baik

Mendukung anggota tim

Membuat ide – ide baru

Ineffective project manager

Minder

Motivator yang buruk

Tidak Kompeten

Komunikator yang buruk

PENGENALAN MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, ‘tools and techniques’ pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : ‘initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process’.
Bilamana dibandingkan dengan definisi dari proyek, maka semua ‘pekerjaan yang lain’ dianggap sebagai suatu rutinitas belaka. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.

 Manajemen proyek mempunyai keuntungan antara lain:

Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab

Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin

Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan

Mengidentifikasi metode analisa peramalan

Mengukur prestasi terhadap rencana

Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan

Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana yad

Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui


Untuk point pertanyaan selanjut nya apa itu proyek dan manajemen proyek ? proyek merupakan usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu keja

dian, yang mempunyai batasan waktu-anggaran, sumber daya manusia maupun material.


sedangkan manajemen proyek  proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Selain memiliki keuntungan, manajemen proyek juga mempunyai kendala, beberapa diantaranya yang paling umum adalah:

Besarnya Biaya (Anggaran) yang dialokasikan sangat minim.

Jadwal yang harus dipenuhi tanpa kelonggaran

Mutu yang harus dipenuhi tidak sinkrn dengan anggaran.

Kerangka Manajemen Proyek, menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek.

Pendahuluan, mendefinisikan istilah-istilah kunci dan menyediakan gambaran dari sisanya dokumen

Konteks Manajemen Proyek, menggambarkan lingkungan di yang proyek tersebut beroperasi. Tim manajemen proyek harus memahami hal ini lebih luas konteks mengelola sehari-hari kegiatan dari proyek ini adalah diperlukan untuk sukses tetapi tidak cukup

Manajemen Proyek Proses, menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen berbagai proyek sering berinteraksi.

Knowledge Area adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek.

http://www.gbaconsultant.co.id/manajemen-proyek-alat-proses-rencana-dan-tips-perencanaan-proyek.html

http://www.ilmusipil.com/manajemen-proyek